Comment choisir son premier projet d'automatisation
Critères pratiques pour choisir une tâche, estimer la charge de travail et valider le résultat.
Une bonne première tâche est répétitive et produit un résultat clair.
Commencez par une opération que vos collaborateurs effectuent régulièrement de la même manière : report de lignes de métré, présélection d'appels d'offres, préparation d'une fiche entreprise ou transmission d'une demande. Plus les données d'entrée et le résultat sont clairs, plus il est simple de vérifier le bénéfice.
Chiffrez la charge de travail initiale
Combien de personnes effectuent l'opération, combien de minutes prend une occurrence et combien d'occurrences ont lieu par mois ? Comptez à part le temps de vérification du résultat : il subsiste souvent après l'automatisation.
Ne comptez pas que le développement dans le coût
La solution peut nécessiter une infrastructure, l'accès à un modèle, des licences, du support et le temps des collaborateurs pour le déploiement. Les heures de travail économisées ne doivent pas être automatiquement assimilées à une baisse des dépenses : tout dépend de la façon dont l'entreprise utilise le temps libéré.
Convenez de la réception
Rassemblez des exemples types, des cas complexes et des documents volontairement incomplets. Définissez à l'avance les erreurs acceptables, la file de vérification manuelle et les actions à mener si un système externe est indisponible.
Étendez après vérification
Lorsque le premier scénario fonctionne, ajoutez de nouveaux formats, sources ou services. Cela permet de garder le projet maîtrisable.
Combien de temps prennent les tâches routinières ?
Exemple de calcul : les champs contiennent des valeurs indicatives. Remplacez-les par les vôtres, par exemple le nombre d'estimateurs qui sélectionnent les prix unitaires à la main et combien de fois par mois.
Actuellement, l'opération prend : 40 h par mois.
Calcul : employés × minutes ÷ 60 × opérations × part d'automatisation. Il s'agit d'une estimation du temps de travail d'après vos données, et non d'une promesse de résultat. Le temps de vérification du résultat, de mise en place et de suivi n'est pas pris en compte.
Le calculateur affiche une charge de travail théorique en heures d'après vos données. Il ne tient pas compte du temps de vérification du résultat, de déploiement et de maintenance. Utilisez-le comme base de discussion, et non comme une promesse de résultat.
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Dites-nous ce que vous souhaitez mettre en place. Vous pouvez commencer par le nom d'un produit ou par un exemple tiré de votre travail.