Акт КС-2: что проверить перед подписанием и как оформить расхождения

На проверку поступает комплект документов от подрядчика: акт КС-2, справка КС-3 и расчёт стоимости выполненных работ. Итог укладывается в цену договора, но этого недостаточно для подписания. Внутри суммы могут оказаться повторно предъявленные объёмы, невыполненные работы или затраты, уже включённые в цену другой позиции.

Проверку стоит начинать с условий оплаты. Они определяют, с чем сопоставлять акт: с договорной сметой, сметой контракта, согласованными единичными ценами или стоимостью завершённого этапа. Затем проверяют фактическое выполнение и документы, которые его подтверждают. Только после этого имеет смысл пересчитывать начисления и итог.

Правильная сумма не подтверждает выполнение работ, а выполненная работа сама по себе не подтверждает правильность предъявленной цены. Эти вопросы проверяют отдельно.

Что подтверждают КС-2 и КС-3

Акт о приёмке выполненных работ по форме КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3 утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

Эти формы не являются общеобязательными для всех организаций. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты первичных документов и порядок определения их форм. Для организаций бюджетной сферы действуют специальные правила. Если применение КС-2 и КС-3 предусмотрено договором, это условие учитывают при оформлении документов.

КС-2 отражает предъявленные к приёмке работы, их количество и стоимость. КС-3 обобщает стоимость выполненных работ и затрат за отчётный период и нарастающим итогом. При этом сопоставлять суммы нужно при одинаковом составе затрат и одинаковом учёте НДС. В КС-3 могут учитываться документально обоснованные затраты, которые не отражены в сравниваемых актах КС-2. Такое расхождение требует расшифровки, но не всегда означает ошибку.

Значение подписи зависит от содержания документа и договора. Промежуточный акт для расчётов не следует автоматически считать актом окончательной сдачи всего объекта или самостоятельного этапа.

По статье 720 Гражданского кодекса Российской Федерации приёмка без проверки, если договором не предусмотрено иное, ограничивает возможность ссылаться на явные недостатки. Обнаруженные недостатки следует фиксировать в акте или другом документе, удостоверяющем приёмку. Для скрытых недостатков предусмотрен отдельный порядок уведомления подрядчика.

Сначала определите основание для расчётов

До проверки строк акта соберите договор, действующие приложения к нему, согласованные изменения, ранее подписанные акты и документы о выполнении работ.

Из договора нужно установить:

• Какие работы или этапы предъявляются к приёмке и оплате.
• Как определяется стоимость: по согласованным единичным ценам, стоимости этапа или другому установленному порядку.
• Какой документ содержит цены для расчётов.
• Допускается ли пересчёт стоимости и при каких основаниях.
• Какие документы подрядчик передаёт вместе с актом.
• В какие сроки и каким способом оформляются приёмка и замечания.

Проектная смета и смета контракта могут выполнять разные задачи. Нельзя переносить требования к определению сметной стоимости строительства на расчёты по любому договору без проверки применимого порядка.

Само по себе снижение фактических затрат подрядчика также не доказывает завышение стоимости работ. Статья 710 Гражданского кодекса Российской Федерации регулирует экономию подрядчика. Её необходимо отличать от невыполненного объёма, замены предусмотренного результата или ухудшения качества.

Реквизиты: объект, договор, период и подписи

В шапке акта проверьте наименования сторон, объект, номер и дату договора, номер и дату самого документа. Если расчёт изменён дополнительным соглашением, убедитесь, что акт составлен с учётом этого изменения.

Наименование объекта должно позволять однозначно связать акт с договором и технической документацией. При наличии отдельных корпусов, участков или очередей проверьте, к какой части объекта относятся работы.

Отчётный период сопоставляют с условиями договора и комплектом документов для расчётов. Пересечение периодов в разных актах само по себе не означает нарушение. За один период могут оформляться акты по разным работам. Проверять нужно отсутствие повторного предъявления одного и того же объёма.

Если в форме указана сметная или договорная стоимость, уточните, к какому объёму она относится: объекту, части работ или договору в целом. Сравнение разных показателей создаёт ложное расхождение.

Отдельно проверьте полномочия подписантов. Участие специалиста в строительном контроле само по себе не подтверждает его право принимать работы от имени заказчика и подписывать расчётные документы.

Позиции и цены: сверка с договорным основанием

Для каждой строки акта установите, какая работа предъявлена, где она выполнена и по какому документу определяется её стоимость.

Проверку удобно вести последовательно:

• Сопоставьте содержание работ. Наименование в акте должно соответствовать фактическому результату и договорному объёму. При укрупнённых позициях нужна расшифровка, позволяющая проверить состав работ.
• Проверьте единицу измерения. Учитывайте масштаб единицы в расчёте. Одинаковое обозначение материала ещё не означает одинаковый способ определения количества.
• Сверьте цену. Она должна соответствовать установленному договором порядку расчётов. Твёрдая общая цена не означает, что любой договор обязательно содержит неизменяемые единичные цены.
• Проверьте коэффициенты. Если они участвуют в расчёте предъявленной стоимости, должны быть понятны основание, область применения и отсутствие повторного учёта.
• Исключите дублирование состава работ. Отдельная операция или ресурс могут уже входить в цену комплексной позиции.

Если договор предусматривает расчёты по федеральным единичным расценкам — ФЕР — или территориальным единичным расценкам — ТЕР, проверяют соответствующие шифры и правила применения. Государственные элементные сметные нормы — ГЭСН — определяют нормативную потребность в ресурсах и не являются готовыми единичными ценами.

Не следует требовать, чтобы любой акт повторял ресурсную расшифровку проектной сметы. Состав расчёта определяется применимыми требованиями и условиями договора.

Если работа отсутствует в расчётных документах

Сначала выясните, отсутствует ли только отдельная строка или сама работа выходит за согласованный предмет договора. Работа может входить в состав укрупнённой позиции и не подлежать дополнительной оплате.

Если действительно появились дополнительные работы, проверьте уведомление заказчика, согласование их выполнения и стоимости, изменения технической документации и основания для изменения договора.

Статья 743 Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязанности подрядчика при выявлении неучтённых работ и последствия нарушения порядка уведомления. Она также предусматривает исключение для доказанной необходимости немедленных действий в интересах заказчика. Поэтому отсутствие дополнительного соглашения нельзя оценивать в отрыве от остальных обстоятельств, но и устного согласования недостаточно для уверенного вывода об обязанности оплатить работы.

Для закупочных контрактов дополнительно проверяют допустимость изменения условий по применимому закону.

Объёмы: проверка на объекте и по документам

Для контроля объёмов нужна накопительная ведомость. По каждой позиции в ней отражают согласованный объём, ранее принятые работы, корректировки, текущее предъявление и остаток.

Превышение согласованного объёма требует объяснения. Причиной могут быть повторное предъявление, ошибка измерения, несогласованное изменение или уже оформленная корректировка, которую не внесли в ведомость.

Сопоставьте объём в акте:

• С проектной и рабочей документацией с учётом согласованных изменений.
• С исполнительными схемами, актами освидетельствования и другими относящимися к работе документами.
• С результатами осмотра и контрольных обмеров.
• С ранее принятыми объёмами по тому же участку и виду работ.

Документы о качестве материалов подтверждают их характеристики, но сами по себе не доказывают количество выполненной работы. Запись в журнале также нужно сопоставлять с конкретной конструкцией или участком.

Для скрытых работ проверьте наличие надлежащим образом оформленных актов освидетельствования и возможность связать их с предъявленным объёмом. После закрытия конструкций проверка может потребовать обследования или вскрытия. Отсутствие документа фиксируют как конкретное нарушение с указанием того, что именно невозможно подтвердить.

Материалы заказчика

При использовании материалов заказчика проверьте документы передачи, отчёт об их расходовании и остатки. Стоимость таких материалов не должна повторно предъявляться как стоимость ресурсов, приобретённых подрядчиком.

При этом их отражение в расшифровке акта само по себе не означает двойную оплату: важно проверить итоговый расчёт и предусмотренный договором порядок исключения стоимости. Стоимость монтажа и согласованных сопутствующих работ рассматривают отдельно.

Начисления, индексы и итоговая сумма

Этот этап зависит от принятого способа расчётов. Если накладные расходы, прибыль и другие затраты уже включены в согласованные цены, повторно начислять их поверх этих цен нельзя.

Если договорный расчёт предполагает отдельное применение сметных нормативов, проверьте вид работ, базу начисления, коэффициенты и применимую редакцию документов:

• Приказом Минстроя России от 21.12.2020 № 812/пр утверждена Методика по разработке и применению нормативов накладных расходов при определении сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта, сноса объектов капитального строительства.
• Приказом Минстроя России от 11.12.2020 № 774/пр утверждена Методика по разработке и применению нормативов сметной прибыли при определении сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта, сноса объектов капитального строительства.

При нормативном расчёте проверяют предусмотренные методиками средства на оплату труда рабочих и машинистов. Начисление на стоимость материалов вместо установленной базы искажает результат.

Индексы проверяют только там, где соответствующий пересчёт предусмотрен применимым порядком расчётов. Публикация нового индекса сама по себе не даёт основания увеличить договорную цену.

По затратам на временные здания и сооружения, зимнее удорожание и другим отдельным начислениям установите, включены ли они в цену, как подтверждаются и не предъявлены ли повторно. Наличие резерва на непредвиденные работы и затраты в сводном сметном расчёте само по себе не подтверждает право подрядчика получить его отдельной суммой.

Завершите проверку арифметикой: пересчитайте строки, разделы, начисления и итог. Сверьте НДС с применимым налоговым порядком и условиями договора, исключите его повторное включение. Сумму к перечислению проверяют отдельно с учётом зачёта аванса и предусмотренных договором удержаний.

Особенности закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» предусматривает специальные правила приёмки.

Электронное оформление в единой информационной системе в сфере закупок применяется в предусмотренных законом случаях. Часть 13 статьи 94 регулирует приёмку по контрактам, заключённым по результатам электронных процедур, с установленными исключениями. Распространять это требование без оговорок на все контракты нельзя.

Если электронная приёмка обязательна, проверьте соответствие документа в системе и приложений: наименования работ, объёмы, стоимость, этап и сведения о сторонах. Приложенные КС-2 и КС-3 не заменяют необходимое оформление документа о приёмке.

Для контрактов на строительство и реконструкцию объектов капитального строительства статья 110.2 предусматривает оплату фактически выполненных работ в соответствии со сметой контракта в пределах его цены. Смета контракта составляется без использования предусмотренных проектной документацией сметных нормативов и сметных цен строительных ресурсов.

Статья 8.3 Градостроительного кодекса Российской Федерации также разграничивает определение сметной стоимости и исполнение указанных в ней контрактов и договоров. Поэтому отличие расчёта по акту от проектной сметы, прошедшей проверку достоверности, само по себе ещё не доказывает завышение. Обязательность такой проверки устанавливают по требованиям закона к конкретному объекту и финансированию.

При закупках по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» учитывают закон, положение о закупке и договор. Порядок приёмки по 44-ФЗ автоматически на такие договоры не переносится.

Как оформить найденные расхождения

Замечания должны позволять подрядчику понять, что исправить и чем подтвердить предъявленные работы. По каждой спорной позиции укажите:

• Какая работа и какой участок проверены.
• В чём состоит расхождение.
• На какой документ или результат измерения опирается замечание.
• Какое исправление или подтверждение требуется.

Различайте ошибку в расчёте, недостаток документации и недостаток самого результата. Они могут требовать разных действий: исправления акта, передачи документов, устранения дефекта или оформления мотивированного отказа.

Не каждое замечание даёт основание отказаться от приёмки всего результата. Возможность приёмки с конкретно зафиксированными недостатками оценивают по закону, договору и характеру нарушения. Общей записи «с замечаниями» недостаточно для ясного описания спора.

Статья 753 Гражданского кодекса Российской Федерации предусматривает оформление одностороннего акта при отказе другой стороны от подписания. Такой акт может быть признан судом недействительным, если мотивы отказа признаны обоснованными. Само направление письма с отказом не предрешает исход спора.

Замечания или мотивированный отказ направляют в установленный законом и договором срок и надлежащим способом. Сохраняют подтверждение отправки и получения. При обязательной электронной приёмке соблюдают порядок работы в единой информационной системе.

Если допускается отдельная приёмка бесспорной части, её оформляют с точным перечнем работ и стоимостью. Спорные позиции учитывают отдельно до разрешения разногласий. Переносить их в следующий период без объяснения основания и с искажением фактических дат выполнения не следует.