So wählen Sie das erste Automatisierungsprojekt aus
Praktische Kriterien für die Auswahl der Aufgabe, die Aufwandsschätzung und die Abnahme des Ergebnisses.
Eine gute erste Aufgabe wiederholt sich und hat ein klares Ergebnis.
Beginnen Sie mit einem Vorgang, den Mitarbeiter regelmäßig auf dieselbe Weise ausführen: Übertragen von Positionen einer Spezifikation, Auswahl von Ausschreibungen, Erstellen einer Unternehmenskarte oder Weiterleiten einer Anfrage. Je klarer die Eingangsdaten und das Ergebnis, desto einfacher lässt sich der Nutzen überprüfen.
Berechnen Sie den ursprünglichen Arbeitsaufwand
Wie viele Personen führen den Vorgang aus, wie viele Minuten dauert eine Wiederholung und wie oft wiederholt er sich pro Monat? Berücksichtigen Sie die Zeit für die Prüfung des Ergebnisses gesondert: Sie bleibt oft auch nach der Automatisierung bestehen.
Berücksichtigen Sie in den Kosten nicht nur die Entwicklung
Für die Lösung können Infrastruktur, Zugang zu einem Modell, Lizenzen, Support und Arbeitszeit der Mitarbeiter für die Einführung erforderlich sein. Eingesparte Arbeitsstunden darf man nicht automatisch als Senkung der Geldausgaben werten: Entscheidend ist, wie das Unternehmen die frei gewordene Zeit nutzt.
Vereinbaren Sie die Abnahme
Sammeln Sie typische Beispiele, schwierige Fälle und bewusst unvollständige Dokumente. Legen Sie vorab zulässige Fehler, die Warteschlange für die manuelle Prüfung und das Vorgehen bei Nichtverfügbarkeit eines externen Systems fest.
Erweitern Sie nach der Prüfung
Sobald das erste Szenario funktioniert, fügen Sie neue Formate, Quellen oder Abteilungen hinzu. So bleibt das Projekt beherrschbar.
Wie viel Zeit kostet die Routine?
Rechenbeispiel: In den Feldern stehen Beispielwerte. Setzen Sie Ihre eigenen ein – etwa, wie viele Kalkulatoren Preise manuell zuordnen und wie oft pro Monat.
Derzeit dauert der Vorgang: 40 Std. pro Monat.
Berechnung: Mitarbeiter × Minuten ÷ 60 × Vorgänge × Automatisierungsgrad. Das ist eine Schätzung der Arbeitszeit anhand Ihrer Angaben, kein Ergebnisversprechen. Zeit für Ergebnisprüfung, Einführung und Betreuung ist nicht berücksichtigt.
Der Rechner zeigt anhand Ihrer Daten den modellhaften Arbeitsaufwand in Stunden. Er berücksichtigt nicht die Zeit für die Prüfung des Ergebnisses, die Einführung und den Betrieb. Nutzen Sie ihn als Ausgangsbasis für das Gespräch, nicht als Ergebnisversprechen.
Wir zeigen das Produkt.
Wir analysieren Ihre Aufgabe.
Schreiben Sie uns, was Sie einführen möchten. Sie können mit dem Namen eines Produkts oder einem Beispiel aus Ihrer Arbeit beginnen.