Cómo elegir el primer proyecto de automatización
Criterios prácticos para elegir la tarea, estimar el esfuerzo de trabajo y aceptar el resultado.
Una buena primera tarea se repite y tiene un resultado claro.
Empiece por una operación que los empleados realizan con regularidad y siempre del mismo modo: traspaso de líneas de una especificación, selección de licitaciones, preparación de la ficha de una empresa o traslado de una solicitud. Cuanto más claros sean los datos de entrada y el resultado, más fácil será comprobar el beneficio.
Calcule el esfuerzo de trabajo inicial
¿Cuántas personas realizan la operación, cuántos minutos lleva cada repetición y cuántas repeticiones se producen al mes? Tenga en cuenta por separado el tiempo de revisión del resultado: a menudo se mantiene incluso después de automatizar.
Incluya en el coste algo más que el desarrollo
La solución puede requerir infraestructura, acceso a un modelo, licencias, soporte y tiempo de los empleados para la implantación. El ahorro de horas de trabajo no debe considerarse automáticamente una reducción de gastos en dinero: lo importante es cómo use la empresa el tiempo liberado.
Acuerde la aceptación
Reúna ejemplos típicos, casos complejos y documentos deliberadamente incompletos. Defina de antemano los errores admisibles, la cola de revisión manual y las acciones cuando un sistema externo no esté disponible.
Amplíe tras comprobar
Cuando el primer escenario funcione, añada nuevos formatos, fuentes o departamentos. Esto ayuda a mantener el proyecto bajo control.
¿Cuánto tiempo lleva la rutina?
Ejemplo de cálculo: los campos contienen valores orientativos. Introduzca los suyos, por ejemplo, cuántos presupuestistas seleccionan tarifas manualmente y cuántas veces al mes.
Ahora la operación lleva: 40 h al mes.
Cálculo: empleados × minutos ÷ 60 × operaciones × porcentaje de automatización. Es una estimación del tiempo de trabajo según sus datos, no una promesa de resultado. No se tiene en cuenta el tiempo de revisión del resultado, implantación y mantenimiento.
La calculadora muestra el esfuerzo de trabajo estimado en horas según sus datos. No tiene en cuenta el tiempo de revisión del resultado, de implantación ni de mantenimiento. Úsela como datos de partida para el debate, no como promesa de resultado.
Le mostraremos el producto.
Analizaremos su tarea.
Escriba qué desea implementar. Puede empezar por el nombre de un producto o por un ejemplo de su trabajo.